Redaktionelle Berichtigung unseres Antrages – Erarbeitung Compliance-Konzept

Antrag zum Rat am 22.08.2023

18.08.2023 Antrag Meldungen Rat FDP Frechen

GESCHAFFT – Antrag wurde einstimmig angenommen

Sehr geehrte Frau Bürgermeisterin,
sehr geehrte Damen und Herren des Verwaltungsvorstandes,
sehr geehrte Damen und Herren Kollegen,

bezugnehmend auf TOP A4.1 – Erarbeitung Compliance-Konzept – möchte die FDP-Fraktion ihren Antrag vom 23.05.2023 redaktionell berichtigen und bittet, die unvollständige Fassung des Antrags zu entschuldigen: Die Fehlerteufel haben augenscheinlich den ersten Satz ge-schluckt. Der Antrag sollte und soll richtigerweise lauten:

„Der Rat möge in seiner Sitzung am 22.08.2023 beschließen:

Verwaltung und externes Beraterbüro werden beauftragt, bei der Erarbeitung des Compli-ance-Konzeptes auch jene Regelungen einzubeziehen, die die Protokollierung und Vorlagenerstellung betreffen.“

Vor dem Hintergrund der Beratungsunterlage und Beschlussvorschlag Nr. 2331/17/2023 ergänzt die FDP-Fraktion ihre Begründung wie folgt:

I.

Der Antrag ist keine Kritik an der Qualität der Arbeit der Schriftführung, mithin eher kein Problem, das sich allein durch Schulungen beheben lässt. Das Problem sind die zugrundeliegenden Regelungen, allseits bekannt in der Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse. Die dortigen Regelungen stehen einer aussagekräftigen Protokollierung im Wege! Eine nicht aussagekräftige Protokollierung beeinträchtigt die Nachvollziehbarkeit politischer Entscheidungen. Zu den Entscheidungen gehört immer auch der Entscheidungsprozess, die Diskussion, Informationen seitens der Verwaltung und am Ende das konkrete Abstimmungsergebnis. Sätze wie „Die Verwaltung informierte hierzu mündlich“ o.ä. sind nicht aussage-kräftig.

Eine Protokollierung, die sich auf das reine Abstimmungsergebnis beschränkt, ist nicht aus-sagekräftig. Fehlende Aussagekraft bedeutet fehlende Transparenz und damit im Verhältnis zum Bürger – dem Souverän! – fehlende Glaubwürdigkeit.

Diese Art der Protokollierung erschwert aber auch die politische Arbeit der Entscheidungs-träger, die in die Lage versetzt sein sollten, sich mit einem angemessenen Zeitaufwand einen Überblick über den Sach- und Meinungsstand in den verschiedenen Ausschüssen und Arbeitskreisen zu verschaffen. Dies ist umso wichtiger, als viele Themen miteinander „verzahnt“ sind, also in verschiedenen Ausschüssen und Arbeitskreisen behandelt werden.

Insoweit vorbildlich, weil über die Regelungen in der Geschäftsordnung hinausgehend, ist die Protokollierung der Sitzungen des AK Digitalisierung vom 24.03.2021, 30.06.2021 und 30.03.2022.

II.

Beratungsunterlagen sollen eine Entscheidungshilfe darstellen. Das heißt:

1. Der Sachverhalt muss in seinen verschiedenen Facetten (Alternativen, Folgen) dargestellt werden und zwar einerseits verständlich und andererseits „anwenderfreund-lich“. Bereichsspezifische Fachkompetenz sollte dazu führen, einen hochkomplexen Sachverhalt so aufzubereiten, dass die gewählten Vertreter der Bürger sowie auch der interessierte Bürger selber, Problem und dargestellte Lösungsansätze umreißen können. Auch dies ein Gebot von Verantwortungsbewusstsein, Transparenz und Glaubwürdigkeit, der zentralen Begriffe des Compliance-Konzepts.

Wünschenswert wäre in diesem Zusammenhang eine Art „Schnellzugriff“ auf die wesentlichen Punkte in einer vorangestellten Zusammenfassung, eine sich anschließen-de detaillierte Befassung mit dem jeweiligen Antrag/Beschlussgegenstand und eine Verpflichtung zur Vollständigkeit der Information, damit nicht der Eindruck entstehen kann, das Wichtigste in der Vorlage sei das, was nicht in der Vorlage steht.
2. Eine „Entscheidungshilfe“ darf nicht so weit gehen, dass man dem Rat Anträge nicht mehr zur Entscheidung stellt, sondern daraus einen Beschlussvorschlag – wie im vor-liegenden Fall – „Der Rat der Stadt Frechen nimmt die Mitteilung der Verwaltung zur Kenntnis“ macht. Auf der anderen Seite darf eine Beratungsunterlage mit Beschlussvorschlag sich auch nicht vor einer der Verwaltung unangenehmen Stellungnahme drücken.

Auf einen Antrag hin den Beschluss-Vorschlag zur Kenntnisnahme der Mitteilung der Verwaltung zu machen, legt bei der Vorbereitung auf die Sitzung den Schluss nahe, eine Abstimmung werde sich wohl erübrigen, es sei ein reiner Kenntnisnahmepunkt, der keine tiefere Vorbereitung erfordere.

Dass dieses Vorgehen leider kein Einzelfall ist, zeigen die nachfolgenden Beispiele:

– 28.03.2023 Ausschuss für Verkehr, Umwelt und Klima
Antrag der SPD-Fraktion vom 16.01.2023 (Aufstellen von Geschwindigkeitstafeln, Aufbringen von Piktogrammen)
Beschlussvorschlag: „Der Ausschuss für Verkehr, Umwelt und Klima nimmt die rechtliche Ausführung (Original-Zitat) der Verwaltung zur Kenntnis“.

– Die damaligen Koalitionsfraktionen von CDU und Bündnis 90/DIE GRÜNEN stellten am 18.12.2022 einen Antrag zur Sitzung des Sozialausschusses am 15.02.2023. Beantragt wurde, drei Handlungsaufträge an die Verwaltung zu beschließen. Zuständigkeitshalber wurde der Antrag in die Ratssitzung vom 24.01.2023 verschoben, wo er als Kenntnisnahmepunkt versandete.

Mit der beantragten Erstreckung des Compliance-Konzepts auf Protokoll- und Vorlagewesen könnte die Stadt Frechen zum Vorreiter in Sachen Transparenz werden.