Gemeinsame Anfrage der Fraktionen Grüne, FDP, Linke u. Perspektive – Compliance Managementsystem

Anfrage zum Rat am 17.10.2023

06.09.2023 Anfrage Meldungen Rat FDP Frechen

Sehr geehrte Frau Bürgermeisterin,

die Fraktionen von Grünen, FDP, Linken und Perspektive bitten um einen Bericht über den Stand der
Erarbeitung des geplanten Compliance-Managementsystems und das beabsichtigte weitere Vorgehen
einschließlich des Termins der Systemeinführung.

Insbesondere bitten wir auch um das Ergebnis der „Bestandsaufnahme über Workshops, Interviews und Fragebögen“ (s.u.).

Begründung bzw. bisheriger Sachstand

Am 25.08.22 hat der Ausschuss für Bau und Vergabe der Dringlichkeitsentscheidung zur Einführung u.a.
eines Compliance-Managementsystems einstimmig zugestimmt.

Am 30.11.22 hat der Rechnungsprüfungsausschuss die Ausführungen der Fa. Rödl und Partner zur geplanten Einführung von strukturierten Überwachungssystemen, Compliance-Managementsystem / Risiko-
Managementsystem / Internes Kontrollsystem und am 25.5.23 den Stand der Konzepterarbeitung zur Kenntnis genommen:

Am 25.05.23 wird der Stand der Einführung von „Compliance“ bei der Stadt Frechen im Rechnungsprüfungsausschuss wie folgt dargestellt:

• Definition und erster Zusammentritt eines politischen Begleitgremiums am 02.05.2023)

• Bildung, Zusammensetzung und Aufgabenzuordnung einer verwaltungsinternen Projektlenkungsgruppe,
• Festlegung
  – der Grundsätze eines Compliance-Management-Systems als Schutzschirm für alle
  Beteiligten, – der Bestandteile einer Compliance-Kultur inklusive Herausforderungen
  und Bedeutung für Mitarbeitende, Führungskräfte und Politik,
  – des im ersten Schritt erstellten Compliance-Leitbildes als fortzuschreibende Leitplanke künftigen
  

Hinsichtlich der weiteren Vorgehensweise wird in Kürze in 2 Pilotbereichen (FD 5 und Abt. 1.11) mit einer
Bestandsaufnahme über Workshops, Interviews und Fragebögen begonnen. Ziel ist die Erfassung von Grundinformationen als Risikoinventur. Die anschließende Auswertung und Formulierung von Vorschlägen gilt als Überleitung in ein strukturiertes Risikomanagement.

Parallel wurden vom Verwaltungsvorstand Compliance-Ziele zur Umsetzung des komplexen und fachdienst- bzw. stabsstellenübergreifenden Projekts beschlossen. Mithilfe einer Organisationsverfügung der Bürger-
meisterin, die adressatengerecht und flächendeckend bekannt gemacht wird, soll dem Projekt ein stabiles
Fundament gegeben werden.

Am 22.08.23 hat der Rat einstimmig beschlossen, im Rahmen des Compliance-Managementsystems auch Festlegungen für die Inhalte von Protokollen und Verwaltungsvorlagen von Rats- und Ausschusssitzungen zu treffen.