Gemeinschaftsanfrage der Fraktionen Grüne, FDP u. Linke – Aktenführung

Anfrage an die Bürgermeisterin

07.09.2023 Anfrage Bürgermeisterin Meldungen FDP Frechen

Sehr geehrter Frau Stupp,

insbesondere mit Rücksicht auf die in naher Zukunft anstehenden Großprojekte mit ggf. Investor*innen und Generalunternehmer*innen bitten wir Sie um eine Information zu der Frage, welche internen Dienstanweisungen es in Bezug auf die Aktenführung innerhalb der Stadtverwaltung gibt.

Begründung:

Im Rahmen des Hotelkaufes haben die Unterzeichnenden Akteneinsicht genommen.

Anlässlich unserer Bitte um umfassende Akteneinsicht wurde uns am Montag, dem 21.08.2023, ein Aktenordner zur Verfügung gestellt. Dementsprechend müssen wir davon ausgehen, dass es sich dabei um die Akten zu diesem Vorgang in Ihrem Haus handelt.

An diesem Aktenordner fällt sofort auf, dass die Seitenzahlen nicht fortlaufend nummeriert sind.

Es gibt nahezu keine Aktenvermerke oder Gesprächsnotizen.

Der gesamte Vorgang erklärt sich weder für die Unterzeichnenden vollständig aus der Akte heraus, noch wäre nach unserem Dafürhalten eine Einarbeitung eines Kollegen/einer Kollegin, die nicht persönlich mit dem Vorgang befasst war, alleine aus der Akte heraus möglich.

Berechnungen zum Personalbedarf für die Unterkunft – die dem Rat aber bereits bei seiner Entscheidung über den Hotelkauf prognostiziert wurden – fehlen vollständig.

Besonders gravierend wiegt der Umstand, dass an entscheidenden Punkten Informationen fehlen, die die Stadt in die Lage versetzen, im Falle einer Auseinandersetzung Beweis zu führen oder auch ihre Rechte durchzusetzen.

So gibt es beispielsweise in der Akte keine Beschreibung des Objektes vor dem eigentlichen Kauf, so dass der Kaufgegenstand klar umrissen werden kann.

Es wurde nicht festgehalten, in welchem Zustand sich das Objekt bei Vertragsabschluss befand – geschweige denn, wie dieses Objekt sich im Einzelnen zusammensetzte, über welches Inventar es beispielsweise verfügte (welches die Stadt laut Kaufvertrag ebenfalls für 100.000 Euro mit erwarb, Anlage 1) – obgleich nach dem Kaufvertrag die Stadt das Hotel vor Kauf „ausführlich besichtigt“ haben soll (siehe Anlage 2).

Dafür gibt es aber ein Übergabeprotokoll nach Abschluss des Kaufvertrages (Anlage 3).

Ein Vergleich des im Vorfeld besichtigten und des dann erhaltenen Objektes ist aus den Akten heraus nicht möglich.

Aus dem Übergabeprotokoll alleine – zu einem Objekt im Wert von 1,4 Millionen Euro – wird die Stadt keinerlei Rechte geltend machen können – wenn beispielsweise jetzt Inventar fehlt oder ausgetauscht wurde.

Eine solche Aktenführung darf es im Rahmen der nächsten Projekte, die den Kostenrahmen dieses

Hotelkaufs noch bei weitem sprengen werden, mit Rücksicht auf die Tatsache, dass die öffentliche Hand mit ihr anvertrautem Geld wirtschaftet, nach unserem Dafürhalten nicht mehr geben und wir erwarten, dass es hier bereits vor Einführung eines Compliance Systems konkrete Regeln innerhalb der Stadtverwaltung gibt, wie Akten beweissicher zu führen sind.